После возвращения сотрудника из командировки, ему важно убедиться, что он надлежащим образом задокументировал деловую поездку и выполнил все правила соблюдения финансовых норм.
Заполнение всех необходимых документов по возвращении из командировки может быть сложным процессом, но он необходим для точного отслеживания расходов и обеспечения надлежащего распределения средств.
Ниже приведен список всех необходимых документов, которые может понадобиться заполнить работнику после возвращения из командировки.
- Авансовый отчет по командировке
- Заявление о возмещении командировочных расходов
- Заявление о подтверждении расходов на проезд
- Бумажный билет
- Электронный билет
- Заявление о возмещении расхода на проезд без документов
- Заявление о подтверждении расходов на проживание
- Заявление об оплате парковки
- Докладная записка о поездке в командировку на автомобиле
- Докладная записка о возвращении из командировки позже запланированной даты
Прежде всего, сотрудник должен представить авансовый отчет по командировке (который нужно сдать в течении 3 рабочих дней после возвращения). Отчет должен включать общую смету расходов, связанных с поездкой, включая стоимость авиабилетов, проживание в гостинице, питание и другие связанные с поездкой расходы. Кроме того, в случае зарубежных командировок может потребоваться дополнительная документация, например, копия страницы загранпаспорта или визовая информация для подтверждения расходов.
Работник также должен заполнить заявление о возмещении командировочных расходов и заявление о подтверждении расходов на проезд, чтобы показать доказательство того, где он был и какие задачи выполнил. В журнале должны четко фиксироваться даты, время и местоположение (название страны/города), что может быть подтверждено квитанциями или другими источниками в случае возникновения вопросов в ходе проверки.
Очень важно, чтобы командируемый сотрудник вел точный учет всех операций, связанных с поездкой, включая авиабилеты, бронирование жилья и другие расходы, сделанные во время командировки. Все квитанции должны прилагаться, ведь они будут являться подтверждающими документами для предоставления в финансовый отдел компании работодателя, или передаваться непосредственно для обработки в зависимости от внутренних правил организации.
Записи также должны включать такие пункты, как названия гостиниц, отелей, которые использовались, а также контактные телефоны на случай, если возникнут вопросы, когда придет время подтвердить и сверить платежи в компании.
Перед отъездом в командировку сотрудник должен получить письменное разрешение от своего руководителя для подтверждения предстоящих требований о возмещении расходов, которые будут отображены в отчете после выполнения задач во время поездки. В этом документе указываются такие параметры, как лимит бюджета на день, проведенный в командировке, а также категории расходов, учитываемые для возмещения. Это также поможет определить финансовые ожидания перед поездкой, чтобы по возвращении не возникло путаницы по поводу того, какие расходы были одобрены и возмещены, а какие нет.